Mit der SMART-Methode die Planung und Umsetzung von Projekten verbessern

Unternehmer sind daran gewöhnt, sich bei ihren geschäftlichen Aktivitäten entsprechende Ziele zu setzen. Häufig arbeiten sie dabei mit der sogenannten SMART-Methode. Ein alter Hut? Vielleicht, denn grundsätzlich wird diese Vorgehensweise auf sehr vielen Seminaren vermittelt und ist auch auf zahlreichen Themen-Blogs im Internet zu finden. Alt ist aber nicht immer gleichbedeutend mit schlecht. Ganz im Gegenteil: Vor allem im Projektmanagement ist die SMART-Methode eine ausgezeichnete Möglichkeit, um die Planung und Umsetzung von Projekten zu verbessern.

Worum handelt es sich bei der SMART-Methode?

Bei SMART handelt es sich um ein einfaches Werkzeug, mit dem Ziele klar und verständlich zum Ausdruck gebracht werden können. Die SMART-Methode sorgt für Transparenz, da alle Beteiligten wissen, was sie bis wann zu erledigen haben. Als Erfinder der Methode gilt der.

Bei dem Wort SMART handelt es sich um ein sogenanntes Akronym. Jeder der Anfangsbuchstaben steht dabei für ein Kriterium, das im Rahmen der Zielsetzung erfüllt werden muss. Im Laufe der letzten Jahre haben sich vor allem bei der deutschen Übersetzung unterschiedliche Begrifflichkeiten etabliert, doch grundsätzlich steht SMART für:

• Spezifisch: Die Ziele sollen so konkret und präzise wie möglich formuliert werden.
• Messbar: Die Umsetzung der Ziele muss objektiv überprüfbar sein.
• Attraktiv: Die Ziele sollten attraktiv, also vor allem erstrebenswert und bewältigbar sein.
• Realistisch: Das gesteckte Ziel muss in der Praxis auch tatsächlich erreichbar sein.
• Terminiert: Es muss einen genauen Zeitpunkt geben, bis wann die Umsetzung erfolgen soll.

Die SMART-Methode wird unter anderem in der Mitarbeiterführung und der Personalentwicklung genutzt. In den letzten Jahren kommt sie jedoch auch im Projektmanagement immer öfter zum Einsatz.

Die SMART-Methode im Projektmanagement

„Wir brauchen keine SMART-Methode, wir sind auf agiles Projektmanagement umgestiegen!“

Aussagen wie diese sind immer öfter aus den Etagen der Geschäftsführung zu vernehmen. Dabei wird jedoch ein entscheidender Aspekt vernachlässigt: Der häufigste Grund, warum Projekte scheitern, sind unklare Ziele.

Laut dem globalen Bericht zur Anatomie der Arbeit aus dem Jahr 2021, bei dem weltweit fast 10.000 Wissensarbeiter dazu befragt wurden, was in ihrem Unternehmen gut und weniger gut läuft, ist sich nicht einmal die Hälfte der Befragten bewusst, inwieweit ihre tägliche Arbeit zu den übergeordneten Zielen im Unternehmen beiträgt.

Wer beispielsweise die Produktionskosten im Unternehmen senken möchte und dafür ein entsprechendes Projekt aufsetzt, sollte deshalb im Vorfeld ganz klare SMART-Ziele definieren, an dem sich zum einen der Erfolg eindeutig festmachen lässt und durch die zum anderen für die Projektbeteiligten ganz klar ersichtlich wird, wo sie ansetzen müssen.

Formulierung von SMART-Zielen in der Praxis

Ein SMART-Ziel im Rahmen des Produktionskostenprojekts könnte beispielsweise die Mieten und Energiekosten betreffen. „Wir wollen die Mieten und Energiekosten senken“ ist in diesem Fall als Zielformulierung zu vage.

Mit Hilfe der SMART-Formel lässt sich ein entsprechendes Ziel in diesem Teilbereich beispielsweise folgendermaßen formulieren:

„Wir reduzieren unsere Mietkosten der Produktionsstätten
innerhalb der nächsten sechs Monate
um fünf Prozent.“

Dieses Projektziel erfüllt alle SMART-Kriterien:

• Es ist spezifisch, weil genau definiert wurde, wo angesetzt werden soll.
• Es kann eindeutig gemessen werden, weil die Höhe der Reduktion angegeben ist.
• Es ist attraktiv, weil es sich dabei um eine für das Unternehmen erstrebenswerte Aufgabe handelt.
• Es ist realistisch, weil eine Senkung von fünf Prozent durch die Umsetzung unterschiedlicher Maßnahmen wie etwa die Nachverhandlung von Verträgen oder die teilweise Reduzierung der Flächen erreicht werden kann.
• Es ist terminiert, weil der Umsetzungszeitraum mit der Zeitspanne von sechs Monaten angegeben ist. Noch exakter wäre in diesem Fall allerdings ein genaues Datum.

Aus so einem Projektziel lassen sich für das Projekt-Team die entsprechenden Aufgaben ableiten und daraus erneut untergeordnete SMART-Ziele formulieren.

Der Projektleiter ist für die Zielerreichung verantwortlich

Die Hauptverantwortung für die Erreichung der Projektziele trägt der Projektleiter. Die Formulierung von SMART-Zielen hilft ihm maßgeblich dabei, die Arbeit der einzelnen Projektteams und Projektmitglieder im Auge zu behalten und den aktuellen Projektfortschritt einfach und schnell zu überblicken.

Die SMART-Methode gelangt in manchen Fällen jedoch auch im Projektmanagement an ihre Grenzen. Denn die besten Ziele sind wirkungslos, wenn die Belegschaft nicht entsprechend motiviert ist oder die erforderlichen Skills zur Umsetzung mitbringt.

Wie bei einem erfolgreichen Sport-Team ist es deshalb wichtig, die für das Unternehmen passenden Projektmitarbeiter zu finden und diese entsprechend weiterzuentwickeln. Genau hier schließt sich der Kreis: Denn auch für dieses Projekt können wieder entsprechende SMART-Ziele formuliert werden.