Flexibler und professioneller Telefonservice für Praxis und Büro

In vielen Unternehmen und Praxen ist es nicht mehr möglich, alle Anrufe sofort entgegenzunehmen. Die Mitarbeiter sind überlastet oder es gibt kein Sekretariat. Dabei ist die Erreichbarkeit ein wichtiger Faktor, wenn es darum geht, neue Kunden und Patienten zu akquirieren und bestehende zu halten. Ist der gewünschte Ansprechpartner nicht erreichbar, ist der Anrufer unzufrieden. Gleiches gilt für lange Wartezeiten. Erhält der Kunde oder der Patient den für ihn wichtigen Kundensupport nicht, vermindert sich das Ansehen des Unternehmens in seinen Augen. Ein flexibler und professioneller Telefonservice ist die einfachste Lösung, um dieses Problem zu umgehen.

Telefonservice – was ist das?

Hinter einem Telefonservice verbirgt sich eine Agentur, die auf die Annahme von Telefonaten spezialisiert ist. Der Sekretariatsservice beantwortet die Anrufe im Namen der eigenen Firma oder Praxis. Dabei wählen Nutzer, ob der Service Anrufe zu den gewünschten Sprechzeiten oder bis zu 24 Stunden täglich annimmt. Dabei meldet sich ein freundlicher Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin mit der vorgegebenen Begrüßung und erteilt die entsprechende Abwesenheitsauskunft. Bei Bedarf stellen die MitarbeiterInnen alle oder nur bestimmte Anrufe durch. Sie versenden auf Wunsch Standardunterlagen, vereinbaren Termine oder nehmen Bestellungen entgegen. Auftraggeber erhalten zu jedem Anruf eine aussagekräftige Gesprächsnotiz per E-Mail, App oder SMS.

Das Serviceunternehmen ebuero bietet einen internationalen Telefonservice, bei dem Muttersprachler die Gespräche in Englisch, Französisch, Schweizerdeutsch, Spanisch oder Italienisch entgegennehmen. Anrufe von Kunden und Patienten bleiben nicht mehr unbeantwortet. Die Agentur stellt Mitarbeiter zur Verfügung, die eingehende Anrufe nach den Vorgaben des Auftraggebers beantworten. Dadurch entfällt die Wartezeit. Firmen greifen auf die Dienstleistung dauerhaft oder bei kurzfristigen Engpässen wie Urlaub oder Krankheit zurück.

Welche Vorteile bietet ein Telefonservice?

Eine gute Erreichbarkeit und ein hervorragender Service sind wichtige Eigenschaften von Firmen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Ein Sekretariatsservice erledigt für den Auftraggeber die Anrufe, die er selbst nicht annehmen kann. Das wertet den Kundenservice von Praxis und Unternehmen auf, ohne hohe Kosten zu verursachen. Das Anliegen wird sofort bearbeitet. Der Anrufer ist zufrieden mit dem Support. Gleichzeitig entlastet der Service die Mitarbeiter in Praxis und Büro.

Der Telefonservice bietet diese Vorteile:

• In Spitzenzeiten sind Mitarbeiter oft überlastet, wenn sie gleichzeitig ihre Arbeit verrichten und Anrufe entgegennehmen. Der Anrufer ist unzufrieden, da er entweder lange wartet oder niemanden erreicht. Ein Telefonservice entlastet die Mitarbeiter und stellt Kunden und Patienten zufrieden.
• Um alle Anrufe anzunehmen, benötigen Unternehmen mehr Personal. Das führt zu höheren Kosten. Gleichzeitig bezahlen Geschäftsführer Fachkräfte für die Anrufannahme, die für andere Aktivitäten gebraucht werden. Ein Telefonservice ermöglicht flexible Tarife, wodurch Nutzer die Kosten im Voraus kalkulieren. Die Mitarbeiter der Firma und Praxis konzentrieren sich vollständig auf ihre Arbeit. Dadurch sparen Auftraggeber Geld und Zeit.
• Sind die Kunden und Patienten zufrieden, erhöht sich die Dichte an wiederkehrenden Bestandskunden. Sie sichern die Zukunft der Firma oder der Praxis, indem sie ein regelmäßiges Einkommen ermöglichen.
• Es ist möglich, den Telefonservice an die eigenen firmen- oder praxisspezifischen Gegebenheiten anzupassen. Der Mitarbeiter erhält detaillierte Informationen darüber, wie er sich beim Eingang eines Anrufes meldet, wie die Terminvergabe erfolgt, wann er Anrufe durchstellt oder wie er den Anrufer vertröstet.
• Die Mitarbeiter des Telefonservice sind immer freundlich. Sie nehmen den Anruf kompetent entgegen.

Was haben Kunden und Patienten vom Telefonservice?

Ruft ein Kunde oder ein Patient bei einem Unternehmen oder in der Praxis an, erwartet er einen guten Kundenservice und kompetente Hilfe bei seinem Anliegen. Nimmt am anderen Ende niemand den Anruf entgegen, ist er unzufrieden. Das Ansehen von Firma oder Praxis sinkt in den Augen des Anrufers. Ein Telefonservice vermeidet einen mangelhaften Kundenservice aufgrund von Unerreichbarkeit.

Davon profitieren Kunden: Durch den Telefonservice erhalten sie auf Wunsch rund um die Uhr den Service, den sie sich wünschen. Am Telefon erwarten sie geschulte, freundliche Mitarbeiter, die sich gerne um die Belange des Anrufers kümmern. Während der regulären Öffnungszeiten erreicht der dieser einen Ansprechpartner. Er erhält einen Termin für die Vorsprache oder je nach Absprache mit dem Auftraggeber Informationsmaterial.